4 Kriterien für transparente Kommunikation
„Hilfe! Muss ich dann in Zukunft etwa alles veröffentlichen, was im Unternehmen passiert?“ So fragen sich viele Unternehmer besorgt, die dem Ruf nach mehr Transparenz folgen wollen. Doch was bedeutet transparente Kommunikation nun eigentlich genau? Vielleicht haben Sie sich diese Frage auch schon gestellt. Welche Informationen müssen Sie als transparentes Unternehmen veröffentlichen? Und wie sollten Sie den Umgang mit der Öffentlichkeit gestalten?
Eines vorweg: Transparente Unternehmen sind keine gläsernen Unternehmen. Selbstverständlich müssen Sie Kunden und Geschäftspartner nicht über jedes noch so kleine Ereignis informieren. Vielleicht sind Sie bei manchen Vorgängen sogar an Geheimhaltungsklauseln gebunden. Oder Sie müssen Fristen einhalten, zu denen Ihr Unternehmen wichtige Informationen herausgeben darf. Dies alles schließt Transparenz nicht aus.
Entscheidend ist vielmehr: Wie gehen Sie mit der Öffentlichkeit um? Welche Kommunikationskultur pflegt Ihr Unternehmen? Und welche Sprache wählen Sie? Ob Ihr Unternehmen die Voraussetzungen für eine transparente Kommunikation bereits erfüllt, zeigen Ihnen diese vier Kriterien.
Offenheit
Ein transparentes Unternehmen ist immer auch ein offenes Unternehmen: Offen für die Anregungen und Ideen von Kunden und Geschäftspartnern, offen für Fragen und offen im Umgang mit Informationen. Transparente Kommunikation heißt, Neues aus dem Unternehmen der Öffentlichkeit zu präsentieren – egal, ob positiv oder negativ. Nichts wird vertuscht.
Diese offene Kommunikation macht Ihr Unternehmen sympathisch. Denn so bekommt das Unternehmen eine Identität. Es wird greifbar. Kunden und Geschäftspartner schätzen, wenn sie an der Entwicklung Ihres Unternehmens Anteil nehmen können. Sie lernen Ihr Unternehmen besser kennen. Sie freuen sich über positive Neuigkeiten. Und Sie leiden mit bei negativen Nachrichten.
Doch nicht nur die Öffentlichkeit profitiert von dieser Offenheit. Vielmehr schaffen Sie eine Win-Win-Situation. Denn als transparentes Unternehmen ermuntern Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner, mit Ihnen zu kommunizieren. So erfahren auch Sie mehr über die Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe – und können sich darauf einstellen.
Ehrlichkeit
Eine transparente Unternehmenskultur lebt von ihrer Ehrlichkeit. Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Sie beantworten die Fragen der Öffentlichkeit nicht nur. Sie sagen dabei auch die Wahrheit – und zwar ohne ausschweifende Erklärungen oder Schönfärberei.
Eigentlich klingt dies selbstverständlich. Doch Unangenehmes bringt Unternehmen oft in Versuchung, auszuweichen oder vom Thema abzulenken. Das Problem dabei: Ihre Kunden und Geschäftspartner registrieren solche Aktionen. Auch wenn Sie es nicht vermuten – wollen Sie negative Informationen vertuschen, senden Sie dabei untrügliche Signale. Ihr Gegenüber nimmt diese mit feinen Antennen auf. Und Sie machen sich und Ihr Unternehmen unglaubwürdig.
Für Ihr Unternehmen gibt es daher nur eines: Bleiben Sie ehrlich! Dies gilt auch für unangenehme oder geheime Informationen. Entscheidend bei schlechten Nachrichten ist es, eine Begründung dafür zu liefern. Und wenn Sie geheime Informationen zurückhalten müssen, sagen Sie einfach, warum dies so ist. Dann haben Sie gute Chancen, auf Verständnis in der Öffentlichkeit zu stoßen.
Klarheit
Zu einer transparenten Kommunikation gehört auch eine klare Sprache. Egal, ob auf Ihrer Website, in Broschüren oder im persönlichen Gespräch – die Öffentlichkeit muss die Informationen Ihres Unternehmens verstehen können. Ihr Motto darf nicht lauten „Mit vielen Worten nichts sagen“.
Nur wenn jeder versteht, was Sie tun und um was es Ihnen geht, können Sie gewinnen. Sie gewinnen neue Kunden. Sie gewinnen Fürsprecher. Und Sie gewinnen angenehme Geschäftsbeziehungen. Denn durch eine klare Sprache ersparen Sie Ihrem Unternehmen unnötige Probleme. Sie vermeiden Missverständnisse und Zweifel an Ihren Aussagen und Fähigkeiten.
Eine klare Sprache sorgt für ein stimmiges Bild in der Öffentlichkeit. So wirken Sie authentisch. Und Ihre Kunden und Geschäftspartner können Sie besser einschätzen. Denn Sie nehmen Ihr Unternehmen wahr, wie es wirklich ist.
Schnelligkeit
Transparente Unternehmen reagieren, wenn Kunden und Geschäftspartner Informationen wünschen. Und sie tun dies schnell. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Anfrage schriftlich per E-Mail oder Post, telefonisch oder persönlich kommt. Transparente Unternehmen beantworten solche Wünsche kurzfristig. Bei umfangreicheren Anfragen oder Zeitproblemen geben sie einen Zwischenbescheid.
Wichtig ist, dass Kunden und Geschäftspartner immer das Gefühl haben, dass Ihr Unternehmen ihr Anliegen ernst nimmt. Und dies zeigen Sie durch eine schnelle Reaktion. So weiß Ihr Gegenüber, dass Ihr Unternehmen sich um seinen Wunsch kümmert. Auch wenn Sie dies nicht sofort schaffen, weil Termine drängen und andere Aufgaben erledigt werden wollen: Werden Sie aktiv. Signalisieren Sie dem Interessenten immer: Ich kenne ihr Anliegen. Nennen Sie einen Termin, zu dem Sie sich melden. Und tun Sie dies dann auch.
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