Mit ihrer Blogparade “Kommunikation ist wertvoll!” hat Judith Torma Goncalves ein interessantes Projekt gestartet. Anders als üblich geht hier ein handfestes Buch auf Reisen: das Frida-Kahlo-Notizbuch. Darin geben bloggende Dozenten, Trainer, Coaches und Berater wertvolle Tipps rund um die Kommunikation. Gerne habe ich mich auch mit einem Beitrag verewigt und danke der Initiatorin für Ihre tolle Idee. Die kreative Arbeit – schreiben und zeichnen – hat richtig Spaß gemacht.

Meine Tipps für die transparente und erfolgreiche Unternehmenskommunikation sind:

1. Kommunizieren Sie schnell. Mit aktuellen Informationen erreichen Sie Ihre Zielgruppe. Sie erzeugen Aufmerksamkeit. Und Sie sorgen für Veröffentlichungen. Denn aktuelle Informationen sind interessant und wertvoll.
2. Kommunizieren Sie offen. Informieren Sie von sich aus: unaufgefordert und ohne Anfragen von außen abzuwarten. Egal, ob positive Nachricht oder Krise – suchen Sie die Öffentlichkeit. So schaffen Sie Vertrauen.
3. Kommunizieren Sie ehrlich - auch bei unangenehmen Nachrichten. Nennen Sie Gründe, wenn etwas schief gegangen ist. Und übertreiben Sie auch bei Positivem nicht. Ihre Zielgruppe schätzt diese Aufrichtigkeit.

Dazu kommen eigene Online-Auftritte der Unternehmen: Website, Corporate Blog, Engagements in Social Media. Die Begeisterung hierfür ist anfangs oft groß. So manches Mal lässt sie jedoch sehr schnell nach. Pläne für zielgerichtetes Handeln fehlen. Der Umgang mit der Online-Welt ist wenig professionell. Und ein Unternehmen hinterlässt einen äußerst zweifelhaften Eindruck in der Öffentlichkeit.

Wie gehen Unternehmen nun aber mit den Anforderungen der Online-Welt am besten um? Wie können sie das Internet für sich nutzen? Und wie arbeiten sie gezielt an ihrer positiven Reputation? Antworten auf diese Fragen gibt Klaus Eck in seinem Buch “transparent und glaubwürdig”. Zunächst einmal lernt der Leser die Bedeutung von Corporate Reputation kennen. Er erfährt, wie das Internet Transparenz fördert und welche Auswirkungen dies für sein Unternehmen hat. Danach führt der Autor den Leser zu einem sinnvollen Online-Reputation-Management und einer gezielten Social-Media-Strategie für sein Unternehmen. Er zeigt, wie die Kommunikationsinstrumente Twitter, Social Networks und Blogs optimal eingesetzt werden. Er gibt Hinweise für Social Bookmarking, den Umgang mit Fotos und Videos sowie Social Newsrooms. Und schließlich weist er den Weg zum Social-Media-Unternehmen, das die Online-Welt im Alltag genauso perfekt nutzt wie bei der Krisen-PR oder im Employer Branding.

Klaus Eck ist mit “transparent und glaubwürdig” ein Buch gelungen, das den Leser für die Online-Welt sensibilisiert. Beispiele aus Unternehmen machen die Chancen und Risiken des Internets deutlich. Checklisten helfen, die Tipps des Autors sofort in der Unternehmenskommunikation umzusetzen. Das Buch ist verständlich geschrieben und vermittelt Unternehmen jede Menge Hintergrundwissen für ein sicheres Agieren im Internet.

Fazit: Das Buch ist Pflichtlektüre für Kommunikationsverantwortliche in Unternehmen. Denn der richtige Umgang mit dem Internet schafft Vertrauen und Marktanteile. Und ungeschickte Aktionen in der Online-Welt gehören der Vergangenheit an.

Transparent und glaubwürdig. Das optimale Online Reputation Management für Unternehmen

Erst kürzlich hatte ich wieder so ein Erlebnis. Ich brauchte dringend eine Information von einem Versicherungsagenten. Ich rief dort an und erreichte niemanden – nicht einmal einen Anrufbeantworter. Also schrieb ich eine E-Mail. Doch was passierte? Nichts. Immer wieder versuchte ich telefonisch mein Glück. Ohne Erfolg. Nach einer Woche kam eine kurze Nachricht, dass wir meine Frage telefonisch besprechen sollten. Mein erster Gedanke: „Na toll, von mir aus gerne. Nur wie um alles in der Welt erreiche ich denn bloß meinen Versicherungsagenten?“ Ein neuer Versuch am Telefon brachte nämlich wieder – ja, Sie ahnen es schon – nichts. Und inzwischen denke ich über einen Wechsel des Agenten nach.

Für Sie als Unternehmer heißt das also: Schnelle Kommunikation bildet die Basis des Erfolgs. Doch warum genau ist das so?

Vertrauen gewinnen und halten
Wenn Sie nicht oder zu spät mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren, verlieren diese das Vertrauen in Ihr Unternehmen – und zwar unabhängig davon, ob diese Sie bereits kennen oder nicht. Die Kunden und Geschäftspartner fühlen sich nicht respektiert und beachtet. Sie unterstellen Ihnen, dass Sie nicht an einer guten Geschäftsbeziehung interessiert sind. Oder sie gehen gleich davon aus, dass Ihr Unternehmen keine Aufträge benötigt.

In jedem Fall bedeutet eine zu späte Kommunikation für Ihr Unternehmen: Die Kunden und Geschäftspartner entziehen Ihnen das Vertrauen. Sie trauen Ihnen nicht mehr zu, ihre Anforderungen angemessen erfüllen zu können. Für Ihr Unternehmen kann dies das „Aus“ einer langen Geschäftsbeziehung sein. Es kann aber auch einen möglichen Kontakt gleich zu Beginn verhindern.

Schnelle Kommunikation dagegen zeigt: Du bist mir wichtig – als Kunde, als Geschäftspartner. Sie zeigen Wertschätzung und erfüllen das Bedürfnis Ihres Gegenübers. So legt Ihr Unternehmen eine gute Basis. Ihre Kontakte fühlen sich mit ihren Anliegen gut bei Ihnen aufgehoben. Sie trauen Ihnen zu, Ihre Anforderungen zu erfüllen. Sie gewinnen Vertrauen in Ihr Unternehmen.

Reputation aufbauen und bestätigen
Hat sich Ihr Unternehmen in vielen Jahren einen guten Ruf erarbeitet? Dann sollten Sie aufpassen. Denn wenn Sie zu langsam oder gar nicht kommunizieren, können Sie diesen schnell verlieren. Ihre Kunden und Geschäftspartner kennen Sie und haben bereits konkrete Erwartungen. Und dazu gehört – zu Recht – auch der Respekt ihnen gegenüber. Mit schneller Kommunikation erfüllt Ihr Unternehmen einfach die Mindestanforderungen. Denn im persönlichen Gespräch würden Sie auch niemanden stehen lassen oder erst Stunden später antworten.

Eine weitere Herausforderung für Ihre Reputation lauert im Internet. Social Media und Bewertungsportale tragen heute zur Meinungsbildung über Ihr Unternehmen bei. Die Aussagen dort können Sie jedoch nur bedingt beeinflussen. Auch kritische Stimmen finden ihren Platz. Und hierbei ist es wichtig, dass Sie diese Kritik kennen und angemessen reagieren – und zwar schnell. Denn nur so erhält Ihr Unternehmen die Gelegenheit, zur Meinungsbildung positiv beizutragen.

Kunden überzeugen und begeistern
Kunden und solche, die es werden sollen, wollen ernst genommen werden. Sie wollen beachtet werden. Und dazu gehört, schnell auf ihre Bedürfnisse zu reagieren. Beantworten Sie Fragen am gleichen Tag. Schicken Sie Informationsmaterial mit der nächsten Post raus. Und senden Sie eine kurze Nachricht, wenn es einmal zu Verzögerungen kommt. So weiß Ihr Kunde Bescheid und fühlt sich wertgeschätzt.

Sie können sicher sein: Mit so viel Aufmerksamkeit werden Sie überzeugen und begeistern. Und dann wird Ihr Unternehmen im Wettbewerb um Kunden die Nase vorn haben.

Deutlich wird das schon nach kurzem Überlegen: Mit wem haben Sie selbst als Kunde oder Geschäftspartner am liebsten zu tun? Natürlich mit einem transparenten Unternehmen, das offen, ehrlich und schnell mit Ihnen kommuniziert. Oder ist Ihnen eine Kultur des Vertuschens, der Geheimniskrämerei und des Aussitzens lieber? Wohl kaum.

Alleine dieses Argument sollte eigentlich schon ausreichen, sich der Öffentlichkeit transparent zu präsentieren. Und dennoch nutzen bisher viel zu wenige Unternehmen Transparenz als Marketinginstrument. Wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Warum sich die transparente Kommunikation für Sie in jedem Fall lohnt, will ich Ihnen gerne zeigen.

Transparenz schafft Vertrauen
Gerade bei einem ersten Kontakt wissen Kunden und Geschäftspartner noch nicht, wie sie das Angebot eines Unternehmens bewerten können. Ist die Qualität der Produkte gut? Erfüllt die Leistung die jeweiligen Ansprüche? Zahlreiche Fragen kommen auf. Vielleicht ist sogar Misstrauen im Spiel. Schlechte Erfahrungen in der Vergangenheit können dafür gesorgt haben.

Das Vertrauen der Öffentlichkeit zu gewinnen, muss Ihrem Unternehmen in dieser Situation aber nicht schwerfallen. Am besten begegnen Sie dieser Mischung aus gespannter Erwartung, Unsicherheit und Skepsis ganz locker. Sie beantworten Fragen offen, ehrlich und schnell – egal, ob im persönlichen Gespräch, am Telefon oder per E-Mail. Und dazu gehören auch kritische Einwände. Falls gewünscht, versenden Sie außerdem Informationsmaterial – selbstverständlich zeitnah, sorgfältig zusammengestellt und aussagekräftig.

Kunden und Geschäftspartner wissen so viel Transparenz zu schätzen. So fühlen sie sich ernst genommen und belohnen Ihr Unternehmen mit ihrem Vertrauen. Wichtig zu wissen ist allerdings: Auch Unternehmen mit transparenter Kommunikation müssen sich das Vertrauen der Öffentlichkeit immer neu verdienen. Sie sollten Ihre offene und ehrliche Art also nicht nur auf den ersten Kontakt beschränken.

Transparenz sorgt für ein klares Profil
“Was macht Unternehmen XY eigentlich genau?” Oder: “Ach was, die bieten Coaching? Und ich dachte immer, die machen nur Seminare.” Kommen solche Fragen auf, ist das für Ihr Unternehmen zumindest unglücklich. Denn es zeigt: Hier fehlt ein klares, gut erkennbares Profil. Mögliche Ursachen dafür gibt es viele. Eine davon kann sein, dass sich das Unternehmen in der Öffentlichkeit zu wenig transparent präsentiert. 

Blumige Formulierungen auf Webseiten und in Broschüren, hochtrabende Präsentationen und ausschweifende Erklärungen – so sieht Kommunikation oft aus. Doch viele Worte alleine sorgen nicht für Transparenz. Wichtig ist für Ihr Unternehmen, sich selbst und seine Leistungen deutlich darzustellen. Was genau bieten Sie an? Was zeichnet Sie aus? Und bei Bedarf auch: Was können Sie nicht? Nur wenn Sie diese Fragen ehrlich und gezielt beantworten, wird das Unternehmensprofil klar.

Die Öffentlichkeit weiß, was sie von Ihrem Unternehmen erwarten kann. Denn die transparente Kommunikation verhindert Missverständnisse. Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Sie werden wahrgenommen. Sie erreichen die Kunden und Geschäftspartner, die Sie ansprechen wollen. Und Sie ersparen sich und anderen unnötigen Aufwand für Anfragen, die nicht zu Ihnen passen.

Transparenz erzeugt Loyalität
Ideal für Ihr Unternehmen sind loyale Kunden und Geschäftspartner. Solche also, die nicht ständig von einem Anbieter zum nächsten hüpfen. Und vor allem solche, die auch zu Ihnen stehen, wenn mal etwas schief gegangen ist. Loyalität erreichen Sie aber nur, wenn Sie selbst andere respektvoll behandeln. Eine offene und ehrliche Kommunikation ist dafür Voraussetzung.

Kunden und Geschäftspartner wollen wissen, woran Sie mit Ihrem Unternehmen sind. Beantworten Sie also zeitnah alle Fragen. Informieren Sie über Abläufe und den Stand der Bearbeitung. Gab es Lieferpannen? War die Ware defekt? Oder ist eine Dienstleistung nicht so gelaufen, wie erwartet? Dann ist es selbstverständlich, dass Sie den Fehler klar nennen und sich entschuldigen.

Transparente Unternehmen machen also vor allem eines: Sie bleiben im Gespräch mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern. So lernen Sie einander kennen und können auf die jeweiligen Anforderungen eingehen – und schaffen damit die beste Basis für Loyalität.

Transparenz bringt Empfehlungen
Viele Produkte und Dienstleistungen scheinen heute austauschbar. Die Auswahl fällt entsprechend schwer. Umso wertvoller für Unternehmen sind Empfehlungen. Denn die Stimme zufriedener Kunden und Geschäftspartner erhält enormes Gewicht dabei, neue Aufträge zu gewinnen. Die entscheidende Frage für Sie lautet daher: Wie kommt Ihr Unternehmen an Empfehler?

Die beste Voraussetzung ist, immer offen und ehrlich zu kommunizieren. Damit schaffen Sie die Basis für eine angenehme Geschäftsbeziehung. Sie erfahren mehr über die Erwartungen von Kunden und Geschäftspartnern. Und sie können schnell auf deren Bedürfnisse reagieren. So können Sie sicher sein, Ihre Kunden und Geschäftspartner zufrieden zu stellen.

Der gute Kontakt eröffnet Ihrem Unternehmen dann große Chancen: Sie müssen nicht warten, bis Kunden und Geschäftspartner Sie weiterempfehlen. Bitten Sie einfach gezielt darum. Ihr transparenter Umgang miteinander gibt Ihnen diese Möglichkeit. Kunden und Geschäftspartner, die von Ihrem Unternehmen überzeugt sind, werden dem Wunsch gerne nachkommen.

Das Misstrauen dabei ist jedoch meist groß. Denn zu viele Menschen haben in der Vergangenheit bereits schlechte Erfahrungen mit Unternehmen gemacht, die ihnen alles versprochen und nichts davon gehalten haben. Einige Krisen der letzten Zeit haben die negativen Gefühle noch weiter verstärkt. Als Beispiele kommen uns sofort der nachlässige Umgang mit persönlichen Daten, Lebensmittelskandale und Beratungen von Banken, die sich nicht am Bedarf der Anleger orientieren, in den Sinn.

Umso wichtiger ist nun für Sie, Vertrauen bei Ihren Mandanten, Kunden und Investoren aufzubauen - Vertrauen in Ihre Dienstleistungen und Produkte. Und Vertrauen heißt: Die Menschen erwarten etwas Positives von Ihrem Angebot. Gelingt es Ihnen, diesen Glauben an Sie und Ihr Unternehmen zu wecken, schaffen Sie die Basis für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Doch vergessen Sie dabei nicht: Vertrauen müssen Sie sich langfristig und immer wieder aufs Neue erarbeiten. Dann werden Ihre Mandanten, Kunden und Investoren Sie mit ihrer Loyalität gerne belohnen.

Für alle, die ihre Festtagsgrüße an ausländische Geschäftspartner oder Freunde versenden wollen, bietet der Bundesverband der Dolmetscher und Übersetzer e. V. (BDÜ) auch in diesem Jahr wieder kostenlos eine Weihnachtsdatenbank. Unter www.bdue.de finden Sie die Übersetzung von “Frohe Weihnachten” in mehr als 60 Sprachen. Bei Sprachen, für die ein besonderer Schriftsatz notwendig ist, können Sie sich die Weihnachtsgrüße direkt als Text- oder Grafikdatei herunterladen.

Ich finde, dass ist doch wirklich eine gute Gelegenheit, Geschäftspartner oder Freunde mit Grüßen in ihrer Muttersprache zu überraschen.